Politica de confidențialitate

1. Cine prelucrează datele

Această politică descrie modul în care Acqua Development SRL, cu sediul în București, Str. Nerva Traian nr. 3, et. 6, Sector 3 ("Compania"), prelucrează datele cu caracter personal colectate prin website-ul qtravel.ro și prin platforma Q Travel ("Serviciul"), în calitate de operator de date, conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR). Pentru întrebări legate de protecția datelor, ne poți scrie la office@acqua.ro.

2. Cui se aplică această politică

Politica se aplică vizitatorilor website-ului, persoanelor care solicită un demo sau ne contactează, utilizatorilor Serviciului din cadrul agențiilor Client, precum și persoanelor de contact din partea agențiilor, furnizorilor sau partenerilor noștri de business. Nu acoperă datele turiștilor sau clienților finali ai agențiilor, introduse de acestea în Serviciu — pentru acele date, agenția Client are calitatea de operator, iar Compania acționează ca persoană împuternicită, conform contractului de furnizare a Serviciului.

3. Ce date colectăm

Colectăm date furnizate direct (nume, e-mail, telefon, denumirea agenției, mesaje trimise prin formularele de contact sau de cerere de demo), date de cont pentru utilizatorii Serviciului (nume, e-mail, rol, permisiuni), date tehnice colectate automat la navigarea pe site (adresă IP, tip de browser și dispozitiv, pagini vizitate), precum și, ocazional, date de contact despre reprezentanți ai unor agenții sau parteneri potențiali, obținute din surse publice, în scopul prospectării comerciale B2B.

4. Scopurile prelucrării

Folosim datele pentru a răspunde cererilor de demo sau de contact, pentru a crea și administra conturi de acces la Serviciu, pentru facturare, pentru a administra relația comercială cu agenția Client, pentru a trimite comunicări legate de cont sau, cu acordul tău ori în baza interesului legitim de marketing B2B, informații despre produse și oferte, pentru a îmbunătăți site-ul și Serviciul, pentru a măsura și optimiza reclamele noastre de pe Facebook și Instagram (doar cu acordul tău), și pentru a respecta obligațiile legale ale Companiei (de exemplu cele fiscale sau contabile). Nu luăm decizii automate cu efecte juridice asupra ta și nu vindem datele tale către terți.

5. Temeiurile legale

Prelucrăm datele în baza executării contractului dintre Client și Companie (pentru furnizarea Serviciului), a consimțământului (pentru newsletter și pentru eventuale cookie-uri neesențiale), a interesului legitim al Companiei (pentru marketing B2B, securitatea platformei și îmbunătățirea site-ului) și a obligațiilor legale aplicabile (de exemplu păstrarea documentelor financiare).

6. Cu cine partajăm datele

Datele pot fi partajate cu furnizori de servicii care sprijină funcționarea Serviciului și a activității Companiei — de exemplu găzduire și infrastructură tehnică, procesatori de plată, servicii de e-mail și CRM, Google pentru statisticile de trafic și Meta pentru măsurarea reclamelor (doar cu acordul tău, vezi secțiunea 8), ANAF pentru e-Factura — doar în măsura necesară și pe baza unor acorduri de confidențialitate. Accesul intern la date este limitat la angajații care au nevoie de ele pentru atribuțiile lor (de exemplu echipele de vânzări, suport sau contabilitate).

7. Transferul internațional al datelor

Unii dintre furnizorii noștri de servicii pot procesa date în afara Spațiului Economic European — de exemplu Google și Meta, pentru Google Analytics și Meta Pixel, în Statele Unite. În aceste cazuri, ne asigurăm că transferul se face în baza unor garanții adecvate conform GDPR, precum Cadrul UE-SUA privind protecția datelor (Data Privacy Framework), clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene sau alte mecanisme de transfer recunoscute legal.

8. Cookie-uri

Website-ul folosește cookie-uri strict necesare funcționării sale: cookie-ul de sesiune, cel de protecție împotriva atacurilor de tip CSRF și cookie-ul cookie_consent, care reține timp de 6 luni alegerile tale privind cookie-urile opționale. Acestea nu pot fi dezactivate selectiv fără a afecta funcționarea site-ului, dar le poți bloca din setările browser-ului, asumându-ți riscul ca unele pagini să nu mai funcționeze corect.

Statistică. Doar dacă accepți această categorie, folosim Google Analytics 4, serviciu furnizat de Google Ireland Limited, ca să aflăm câte persoane vizitează site-ul, ce pagini citesc, de unde ajung pe site și câte cereri de demo, mesaje sau abonări primim. Google Analytics setează cookie-urile _ga și _ga_<ID>, păstrate cel mult 2 ani, și primește date despre browser, dispozitiv, paginile vizitate și locația aproximativă, dedusă din adresa IP, pe care Google Analytics 4 nu o stochează.

Marketing. Doar dacă accepți această categorie, folosim Meta Pixel, serviciu furnizat de Meta Platforms Ireland Limited, ca să măsurăm rezultatele reclamelor noastre de pe Facebook și Instagram și să le arătăm persoanelor interesate de produsele noastre. Meta Pixel setează cookie-ul _fbp, păstrat 3 luni, și transmite către Meta adresa IP, date despre browser și dispozitiv, paginile vizitate și tipul formularelor trimise (cerere de demo, mesaj sau abonare, fără conținutul lor); dacă ești autentificat pe Facebook sau Instagram, Meta poate asocia aceste date contului tău. Pentru colectarea și transmiterea acestor date, Compania și Meta sunt operatori asociați, iar prelucrarea ulterioară de către Meta are loc conform politicii de confidențialitate a Meta.

Până nu accepți o categorie, scripturile ei nu se încarcă și nu trimitem nicio informație către Google sau Meta. Îți poți schimba oricând alegerea din butonul „Setări cookie-uri” din subsolul fiecărei pagini. Dacă îți retragi acordul, oprim serviciul respectiv și ștergem din browser cookie-urile lui (_ga, respectiv _fbp).

9. Perioada de păstrare

Păstrăm datele cât timp este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate: datele de cont, pe durata abonamentului activ și o perioadă rezonabilă după încetare pentru rezolvarea eventualelor solicitări; documentele financiare, conform termenelor legale de arhivare; datele din formularele de contact sau cererile de demo nefinalizate, de regulă până la 24 de luni de la ultimul contact; datele de prospectare B2B, până la obiecția ta sau cel mult 24 de luni de la ultima interacțiune.

10. Securitatea datelor

Comunicația cu site-ul și platforma este criptată prin tehnologie SSL/TLS. Compania aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii sau utilizării necorespunzătoare, iar accesul intern este limitat pe bază de permisiuni.

11. Utilizarea corectă a Serviciului (Fair Use)

Serviciul este oferit ca soluție multi-tenant, folosită simultan de mai multe agenții. Pentru ca experiența să rămână la fel de rapidă pentru toți Clienții, monitorizăm indicatori precum numărul de utilizatori activi, spațiul de stocare folosit și volumul de cereri către suport, comparativ cu media Clienților cu abonament similar. Dacă un Client depășește constant și semnificativ aceste limite, îl vom contacta pentru a discuta o soluție, înainte de a lua măsuri precum limitarea temporară a resurselor alocate.

Pentru Q Travel Mid Back Office, suportul este inclus în abonament. Suportul este disponibil prin toate canalele moderne — telefon, chatbot AI, e-mail, tichete de suport, webinarii de training, sesiuni individuale de training acolo unde este cazul, și articole actualizate în baza de cunoștințe — pentru că ne dorim ca fiecare Client să primească același nivel ridicat de suport, cât timp volumul cererilor rămâne la un nivel normal. Dacă un Client generează constant un volum de cereri de suport cu mult peste media celorlalți Clienți cu abonament similar, am putea întârzia rezolvarea cererilor, limita canalele de suport disponibile sau adăuga o taxă lunară suplimentară, astfel încât nivelul de suport să rămână corect și echitabil pentru toți ceilalți Clienți.

Testarea vulnerabilităților platformei, scanarea sau încercările de a-i compromite securitatea, fără acordul scris al Companiei, sunt interzise.

În situații extreme, când Serviciul riscă să fie afectat semnificativ sau când sesizăm că sistemele noastre sunt atacate ori ar putea fi compromise, putem limita temporar accesul la Serviciu, pentru protejarea tuturor Clienților.

12. Drepturile tale

Conform GDPR, ai dreptul de acces, rectificare, ștergere și restricționare a prelucrării datelor tale, dreptul de a te opune prelucrării bazate pe interes legitim, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul de a-ți retrage oricând consimțământul acolo unde prelucrarea se bazează pe acesta. Opoziția la marketingul direct este un drept absolut: odată exprimată, nu vei mai primi astfel de comunicări. Ai, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

13. Modificarea acestei politici

Compania poate actualiza periodic această politică de confidențialitate. Modificările semnificative vor fi comunicate utilizatorilor activi ai Serviciului, iar data ultimei actualizări va fi reflectată pe această pagină.