Paralela 45 by Rainbow Tours

Ce s-a schimbat cu Q Travel Mid Back Office

• Onboarding și training

  În loc ca fiecare agent nou să depindă de disponibilitatea trainerului, în back office-ul Paralela 45 am adăugat un asistent AI, cu documentație actualizată zilnic. Agenții primesc răspunsuri non-stop la întrebările din activitatea curentă, chiar și în fața clientului, iar informația ajunge la ei fără să treacă obligatoriu printr-o singură persoană. Trainerul continuă să organizeze sesiuni online sau la sediu, dar rămâne conectat permanent cu echipa Q Travel, care îl ține la curent cu fiecare noutate din aplicație — iar erorile de înregistrare provocate de explicații incomplete au scăzut semnificativ.

• Profil agent

  Accesul unic pentru toată lumea a devenit acces pe profiluri. Q Travel permite agenției să definească mai multe tipuri de profil, cu drepturi diferite pe zone ale aplicației — generare de facturi, deconturi, ștergere de facturi, comenzi sau încasări, modificare de parteneri, acces limitat la anumite secțiuni (eFactura, rapoarte, registru de casă, plăți) sau vizualizare restricționată doar la acțiunile proprii. Fiecare agent vede și poate face exact ce îi este permis, fără excepții de gestionat manual.

• Facturare automată

  Facturarea nu mai depinde de timpul liber al agentului. Comenzile din Q Travel se facturează automat, pe baza unor reguli predefinite, iar facturile ajung pe e-mail la agenți și la clienți fără intervenție manuală. La finalul fiecărei zile, un manager primește automat un raport cu toate facturile emise — astfel încât nicio rezervare nu mai rămâne nefacturată, iar balanța de încasări nu mai e afectată de întârzieri individuale.

• Raportare

  Rapoartele asamblate manual din mai multe fișiere Excel au fost înlocuite cu rapoarte automate, trimise zilnic pe e-mail, pe criteriile definite pentru fiecare nivel de utilizator. Managementul poate compara în timp real trendul vânzărilor, veniturile și cheltuielile zilnice și poate ajusta rapid strategia de vânzare, marketing, distribuție sau comisioane. Rapoartele pot fi filtrate pe agent, tip de produs, destinație, perioadă, tip de TVA, rezervări neîncasate, client sau cont corporate, cod ori etichetă, dată de plecare sau de retur.

• Conexiune cu contabilitatea

  Legătura cu softul de contabilitate funcționa într-un singur sens: facturile plecau manual din Paralela 45 către contabilitate, în loturi, iar o echipă întreagă verifica permanent corespondența dintre cele două sisteme. Cu Q Travel, integrarea API este bidirecțională — datele circulă automat și zilnic în ambele sensuri, iar fluxul permanent de informație oferă o imagine clară, în timp real, asupra activității companiei și permite decizii rapide, în pas cu evoluția pieței.

• Conexiune API cu furnizorii de zboruri

  Biletele de avion emise în GDS erau introduse manual în aplicație pentru a putea fi facturate, iar decontul IATA se făcea tot manual — ceea ce însemna agenți suplimentari de ticketing și contabilitate și ore întregi pentru introducerea datelor și generarea rapoartelor. Q Travel importă automat din GDS-uri biletele emise, refund-urile, anulările și EMD-urile, iar fișierele și deconturile IATA se procesează direct, rapid și fără mapare manuală. Pentru biletele low-cost este disponibil importul cu AI, iar agenția poate genera bilete de avion direct din Q Travel, pe baza unui șablon personalizabil.

• Actualizări automate ale legislației fiscale

  Când apăreau schimbări legislative — cote de TVA, regimul de marjă, declarații către ANAF sau Ministerul Turismului — acestea se operau manual: rapoarte scoase și ajustate, calcule refăcute, iar contabilitatea trebuia să actualizeze cotele și să verifice fiecare document emis. Cu Q Travel, informația este mereu la zi: actualizările legislative sunt aplicate automat, iar facturile pleacă automat în Spațiul Privat Virtual, cu frecvența agreată cu clientul. De actualizări se ocupă echipa Q Travel — Paralela 45 trebuie doar să valideze.

• Documente pentru clienți, semnate digital

  Documentele pentru clienți se completau manual cu detaliile din rezervare și erau trimise pe e-mail sau tipărite — zeci de pagini de hârtie, așteptarea semnăturii clientului și a agentului, apoi stocare fizică în agenție. Acum, documentele se emit automat în momentul în care o rezervare este încasată integral, se trimit direct pe e-mail și/sau WhatsApp către client și agent, iar ambii semnează electronic — documentul rămâne stocat direct în rezervare. Istoricul fiecărui client este astfel complet.

• Profil clienți

  Pentru a vedea unde și cum a mai călătorit un turist, agentul trebuia să caute în istoricul de vânzări, în fișe și facturi diverse, unele salvate local, pe calculatoare individuale. În Q Travel, fiecare client are un profil unic în care se înregistrează toate interacțiunile cu agenția: comenzi, facturi emise, documente de călătorie (pașaport, carte de identitate, viză), preferințe aeriene, card de mile, permis de conducere, remindere de zi de naștere sau de expirare a documentelor, profitul generat pentru companie, apartenența la un grup sau o corporație și reguli de scadență specifice.

• Carduri de fidelitate

  Programul de fidelitate se ținea într-un Excel separat, cu puncte și reduceri acordate manual, acces greoi și informații care se pierdeau pe parcurs. În Q Travel, regulile de fidelitate sunt standardizate și clare, iar istoricul fiecărui client — comenzi plătite, rezervări anulate, puncte acumulate la fiecare călătorie — se vede în timp real. Indiferent de sediul la care vine, agentul poate verifica imediat istoricul unui client.

• Notificări automate

  Agentul nota manual, în calendar sau în agendă, datele de check-in și check-out sau alte detalii de reținut pentru fiecare rezervare — mai ales la comenzile de tip Early Booking, vândute uneori cu șase luni sau mai mult înainte de plecare. Q Travel trimite remindere automate, personalizate pentru fiecare utilizator, la check-in, check-out sau scadența facturii, iar agentul își poate seta propriile remindere, de exemplu pentru deschiderea check-in-ului la un bilet de avion. Un manager de agenție poate oricând vedea reminderele unui coleg aflat în concediu și le poate redirecționa către altcineva din echipă.

• Conexiuni API cu sisteme terțe

  Datele din alte sisteme erau preluate manual și parțial, iar fiecare agent trebuia să intervină în mai multe interfețe pentru a actualiza o singură rezervare. Cu Q Travel, datele din sistemele terțe se preiau automat, la fiecare modificare sau la un interval predefinit, iar agentul poate sincroniza o rezervare cu mai multe sisteme dintr-un singur click.

• Asigurări medicale

  Pentru a obține opțiuni de asigurare, agenții trebuiau să consulte platforme separate și să reintroducă de fiecare dată datele călătoriei. Q Travel este integrat direct cu mai mulți asigurători: datele se preiau automat din rezervare, iar agentul caută instant opțiunile disponibile, alege polița și o emite cu datele clientului deja completate. Poate vinde și doar o poliță de asigurare, fără alte servicii asociate.

• Istoric

  Înainte era greu de identificat cine a făcut o modificare, unde anume și cu ce scop. În Q Travel, orice activitate a unui utilizator are un istoric complet — emitere de factură, generare de document, autentificare etc. Fiecare rezervare înregistrează toate interacțiunile, indiferent de agentul care a lucrat pe ea, iar managerii pot controla de la distanță activitatea din orice sediu, indiferent unde se află în România.

• Scalabilitate odată cu agenția

  Vechea platformă era fixă, cu aceleași funcționalități indiferent de numărul de utilizatori. Q Travel crește odată cu afacerea: mai mulți agenți, mai multe sedii, fiecare cu documente și reguli proprii. Paralela 45 a pornit cu sub 10 sedii; astăzi operează cu peste 41 de agenții în toată România, cu reguli standardizate și proceduri normalizate la nivelul întregii rețele.

Rezultatul

Paralela 45 rulează acum cu un singur sistem pentru rezervări, facturi și rapoarte: un onboarding susținut de asistent AI, acces controlat pe profiluri și o facturare care nu mai depinde de memoria sau timpul fiecărui agent. Managementul are vizibilitate zilnică asupra vânzărilor, fără ore petrecute în Excel.