Roju

Ce s-a schimbat cu Q Travel Mid Back Office

• Website și back office, sincronizate

  Rezervările făcute pe roju.ro — de către agent sau direct de către client — ajung automat în Q Travel Mid Back Office, fără să mai fie introduse a doua oară pentru gestionare și facturare. Toate informațiile stau acum într-un singur loc: website și back office.

• Onboarding cu AI

  Asistentul AI integrat în platformă răspunde non-stop la întrebările angajaților, astfel încât un singur manager acoperă acum, cu ușurință, două sucursale și un birou remote, fără să mai fie nevoie să repete explicațiile despre utilizarea platformei, de fiecare dată, unui agent nou.

• Control de la distanță, prin notificări WhatsApp

  Managerul primește notificări pe WhatsApp de fiecare dată când un agent se autentifică în aplicație, emite o factură sau înregistrează o încasare — și rămâne astfel în contact cu activitatea agenției de oriunde s-ar afla, fără să mai fie nevoie să sune la birou sau să verifice pontaje scrise de mână.

• Notificări operaționale, personalizate pe agent

  Fiecare agent vede zilnic notificările legate de scadența facturilor, de check-in — pentru a reconfirma rezervările cu furnizorii și a se asigura că turiștii au primit documentele de călătorie — și de check-out, când poate solicita și feedback despre călătorie. Notificările sunt personalizate pe agent, iar managerul le poate redistribui rapid dacă un coleg este în concediu.

• Documente digitale, semnate electronic

  Documentele pentru clienți se generează din șabloane predefinite, conforme cu legislația în vigoare, și pot fi trimise direct spre semnătură digitală. Agenții nu mai pierd timp completându-le manual, iar documentele semnate rămân stocate în rezervare, și sunt păstrate în istoricul de călătorii al clientului.

• Asigurări emise direct din Q Travel

  Prin integrarea cu Mondial Assistance, Roju emite direct din Q Travel polițe de călătorie, medicale sau storno, fără să mai iasă din aplicație pentru asta.

• Import automat de rezervări din B2B-urile furnizorilor

  Datele deja introduse în B2B-urile furnizorilor cu care Roju lucrează zi de zi sunt preluate automat în Q Travel, fără să mai fie adăugate încă o dată și fără riscul erorilor de copiere. Agentul își petrece timpul oferind servicii și informații clienților, nu copiind date dintr-o platformă în alta.

• Import bilete de avion cu AI

  Biletele emise direct în platformele companiilor aeriene — low-cost sau de linie — ajung automat în Q Travel și se facturează fără să mai fie introduse manual datele de zbor, eliminând erorile tipice de copy-paste între platforme.

• Sedii diferite, reguli proprii

  Fiecare sediu Roju are serii de documente separate și registru de casă diferențiat pe sediu și monedă, astfel încât extinderea agenției nu înseamnă și amestecarea evidențelor.

• Parteneri completați automat din ANAF

  La înregistrarea unui partener nou, datele fiscale ale acestuia sunt preluate și completate automat prin conexiunea cu ANAF, fără introducere manuală.

• Zona financiară: extrase, valute multiple și SPV

  Extrasele bancare importate se potrivesc automat cu facturile emise — pe vechiul sistem, fiecare încasare trebuia introdusă manual. Roju poate încasa facturi în monede diferite, cu ajutorul unui calculator de curs valutar zilnic integrat în aplicație, raportat mereu la cursul oficial al Băncii Naționale a României. Facturile importate din SPV se leagă dintr-un click de rezervările clienților, pentru închiderea rapidă a deconturilor și calculul profitului.

• Permisiuni pe profil, mai ales în Registrul de Casă

  Vechiul soft permitea orice operațiune, indiferent de utilizator, fără restricții — un dezavantaj major pentru un manager care pierdea astfel controlul operațiunilor zilnice. Cu Q Travel, permisiunile se setează pe profil, iar fiecare agent poate interveni doar acolo unde are acces, fără să afecteze înregistrările financiare, mai ales în Registrul de Casă, unde regulile sunt clare și standardizate.

• Link de plată pe factură

  Clientul primește factura pe e-mail sau pe WhatsApp, dă click pe linkul de plată și alege să achite cu cardul, în avans sau integral. Dovada plății de la procesator se înregistrează automat pe rezervare.

• Rapoarte personalizate și raportare rapidă

  Roju folosește rapoarte personalizate, cu criterii prestabilite, generate recurent, pentru o evidență clară a activității companiei. Un raport dedicat arată rapid rezervările nefacturate, fără verificarea manuală a comenzilor fiecărui agent, iar alte rapoarte arată performanța fiecărui agent — vânzările realizate, clienții deserviți și profitul adus companiei.

• Duplicare rapidă a comenzilor și articolelor

  Pentru familii sau grupuri cu aceleași servicii, o rezervare se poate multiplica dintr-un singur click — se modifică doar datele clienților, iar restul rămâne identic. La fel, pentru mai mulți pasageri pe aceeași comandă, articolele se duplică rapid, păstrând datele de călătorie și serviciile introduse inițial, cu un singur pas în plus: schimbarea numelui pasagerului.

„Soluțiile dezvoltate de Acqua Development acoperă principiul all-in-one pentru business-ul meu: rezervarea intră pe site — fie este făcută de agent în numele clientului, fie chiar de client direct — apoi ajunge în back office-ul Q Travel și e facturată automat către client, iar voucherul este emis imediat, împreună cu documentele personalizate pentru client (contract, bon de comandă, anexă GDPR). Este un mare avantaj — practic îmi permite să urmăresc tot traseul unui client.”

Planuri de viitor

Cu date concrete despre performanța companiei, Roju se orientează acum spre creștere: deschiderea de sucursale noi în alte orașe, mărirea echipei și diversificarea portofoliului de servicii.

Rezultatul

Roju rulează astăzi cu website-ul și back office-ul sincronizate, control de la distanță prin notificări WhatsApp, permisiuni clare pe profil și rapoarte care arată, în orice moment, ce s-a vândut, ce s-a încasat și ce profit a adus fiecare agent.